Contabilitatea influențează direct modul în care o afacere își urmărește banii, își plătește obligațiile și ia decizii financiare. Pe măsură ce firma crește, apare o alegere importantă. Activitatea contabilă poate fi gestionată de un angajat sau de o echipă internă ori poate fi încredințată unui cabinet sau unei firme specializate.
Alegerea potrivită depinde de dimensiunea afacerii, numărul de documente, complexitatea operațiunilor, buget și nivelul de control dorit. Pentru o firmă mică, externalizarea poate fi mai eficientă din punct de vedere financiar. Pentru o companie cu multe tranzacții și procese complexe, un departament intern poate oferi acces mai rapid la informații. Important este ca decizia să fie raportată la nevoile reale ale firmei și la volumul de muncă.
Ce presupune contabilitatea internă
Contabilitatea internă înseamnă că firma are unul sau mai mulți angajați care se ocupă de activitățile financiar-contabile. În funcție de dimensiunea companiei, poate exista un singur contabil sau un departament format din mai multe persoane, cu responsabilități diferite.
Principalul avantaj este accesul rapid la informațiile financiare. Contabilul lucrează zilnic în cadrul companiei, cunoaște activitatea acesteia și poate comunica direct cu administratorul, managementul și celelalte departamente.
Această variantă poate fi utilă atunci când firma generează zilnic un volum mare de documente. Facturile, încasările, plățile, extrasele bancare, documentele de gestiune și alte operațiuni pot fi procesate permanent, fără să fie necesară transmiterea lor către un furnizor extern.
Un contabil intern poate participa și la procese care depășesc evidența contabilă de bază. Poate pregăti rapoarte pentru management, poate urmări încasările și plățile, poate analiza anumite cheltuieli și poate oferi date necesare pentru bugete și investiții.
Există însă costuri care trebuie calculate înainte de alegerea acestei variante. Un angajat înseamnă mai mult decât salariul lunar. Firma trebuie să ia în calcul costurile salariale, echipamentele, programele informatice, instruirea și eventualele servicii suplimentare necesare în perioadele aglomerate.
Contabilitatea internă se potrivește în special firmelor care au:
- un volum mare de documente și tranzacții
- operațiuni contabile frecvente sau complexe
- mai multe puncte de lucru sau activități
- nevoie constantă de rapoarte financiare
- buget suficient pentru unul sau mai mulți specialiști
- procese interne care necesită colaborare zilnică între contabilitate și alte departamente
Pentru o companie aflată într-o etapă avansată de dezvoltare, avantajul principal poate fi integrarea contabilității în activitatea curentă a firmei.
Cum funcționează contabilitatea externalizată și când este avantajoasă
Externalizarea presupune colaborarea cu un profesionist sau cu o firmă specializată care preia activitățile contabile stabilite prin contract. Compania transmite documentele necesare, iar furnizorul se ocupă de serviciile agreate și de termenele aferente acestora.
Pentru multe microîntreprinderi și firme mici, această soluție poate avea un raport bun între cost și serviciile primite. Afacerea plătește serviciul conform contractului și evită o parte dintre costurile asociate organizării unui post sau departament intern.
Un alt avantaj este accesul la experiență specializată. Un furnizor de servicii contabile lucrează, de regulă, cu mai multe tipuri de companii și întâlnește situații fiscale și contabile diverse. În funcție de serviciile contractate, firma poate primi sprijin pentru evidența contabilă, declarații, salarizare, raportări și alte obligații specifice.
Externalizarea poate fi potrivită pentru:
- firme nou-înființate
- microîntreprinderi și companii cu echipe mici
- afaceri cu un număr redus sau moderat de documente
- firme care vor costuri administrative mai ușor de estimat
- antreprenori care preferă să își concentreze timpul asupra activității principale
Calitatea colaborării depinde mult de modul în care este ales furnizorul. Prețul reprezintă doar unul dintre criterii. Contează experiența, disponibilitatea, modul de comunicare, serviciile incluse și procedura prin care sunt transmise și procesate documentele.
Contractul merită analizat atent. Este util să stabilească serviciile incluse, responsabilitățile fiecărei părți, termenele de predare a documentelor, modalitatea de comunicare și costurile pentru operațiunile suplimentare.
Digitalizarea a făcut această variantă mai simplă pentru multe afaceri. Documentele pot fi organizate și transmise electronic, iar anumite informații pot fi accesate prin programe și platforme specializate. Astfel, distanța dintre firmă și contabil contează mai puțin atunci când există proceduri bine stabilite.
Cum compari costurile și nivelul de control
O comparație corectă pornește de la costul total, nu doar de la salariul unui contabil sau de la tariful lunar al unui furnizor.
În cazul contabilității interne trebuie luate în calcul salariul, taxele aferente, calculatorul, programele și licențele folosite, spațiul de lucru, formarea profesională și soluțiile necesare pentru perioadele în care angajatul lipsește. Dacă volumul de activitate crește, poate deveni necesară extinderea echipei.
În cazul externalizării, costul este influențat de volumul documentelor, numărul angajaților, regimul fiscal, domeniul de activitate și complexitatea operațiunilor. Unele servicii pot fi incluse în abonamentul lunar, iar altele pot avea tarife separate.
Controlul asupra informațiilor trebuie analizat la fel de atent. Un contabil intern este disponibil direct în cadrul companiei, ceea ce poate scurta timpul necesar pentru obținerea anumitor date. Într-o colaborare externalizată, rapiditatea depinde de procedurile și termenele stabilite cu furnizorul.
Merită analizate câteva întrebări practice înainte de decizie:
- Câte documente contabile produce firma într-o lună?
- Cât de des are managementul nevoie de situații și rapoarte?
- Cât de complexe sunt operațiunile companiei?
- Există activități în mai multe domenii sau puncte de lucru?
- Ce buget poate fi alocat contabilității?
- Cât de repede este estimată creșterea afacerii?
Răspunsurile oferă o imagine mai bună decât simpla comparație dintre două prețuri.
Alegerea se poate schimba odată cu dezvoltarea afacerii
O firmă nu trebuie să păstreze aceeași formă de organizare a contabilității pe toată durata activității. O afacere poate începe cu servicii externalizate și poate trece ulterior la contabilitate internă atunci când numărul tranzacțiilor, angajaților și operațiunilor justifică schimbarea.
Există și varianta unui sistem mixt. De exemplu, anumite activități pot fi realizate în interiorul companiei, iar operațiunile care necesită expertiză suplimentară pot fi gestionate cu ajutorul unor specialiști externi. Soluția poate funcționa bine pentru firmele aflate într-o perioadă de creștere.
Înainte de alegerea finală, este utilă o evaluare a activității din ultimele luni. Numărul facturilor, timpul consumat cu documentele, frecvența raportărilor și nevoile managementului arată cât de mare este, în realitate, volumul de muncă.
Contează și planurile pentru următorii ani. O firmă care pregătește extinderea, angajări numeroase, investiții importante sau deschiderea unor noi puncte de lucru va avea cerințe contabile diferite față de o afacere care păstrează o structură simplă.
Contabilitatea internă oferă apropiere de activitatea zilnică și acces rapid la informații, fiind potrivită mai ales companiilor cu operațiuni numeroase și complexe. Contabilitatea externalizată poate oferi flexibilitate, acces la specialiști și costuri mai ușor de gestionat, avantaje importante pentru firmele mici și pentru afacerile aflate la început.
Varianta potrivită este cea care susține activitatea firmei fără să creeze costuri administrative disproporționate. O alegere făcută pe baza volumului de muncă, a bugetului, a complexității și a planurilor de dezvoltare transformă contabilitatea într-un sprijin real pentru administrarea și creșterea afacerii.
