Fondul de rulment al asociației reprezintă resursa financiară esențială care permite funcționarea fără întreruperi a unei asociații de proprietari. Acest fond acoperă plățile curente, facturile scadente și toate cheltuielile necesare bunei administrări a imobilului. Rolul lui devine vizibil atunci când furnizorii cer achitări rapide sau când apar perioade cu consum crescut, iar sumele din fond trebuie folosite imediat pentru a evita întârzierile, penalitățile sau suspendarea unor servicii. Fondul de rulment ajută asociația să rămână stabilă financiar și oferă o bază solidă pentru gestionarea blocului, indiferent de variațiile lunare ale consumului.
Acest fond se constituie prin contribuția fiecărui proprietar, stabilită în funcție de cota indiviză sau de un regulament intern, iar banii sunt returnați atunci când proprietarul se mută sau schimbă apartamentul. Importanța lui apare și în momentele când apar nevoi neprevăzute, cum ar fi o intervenție tehnică urgentă sau o regularizare mai mare la utilități.
Un fond de rulment bine dimensionat permite administrarea fără stres a acestor situații. Proprietarii știu că există o rezervă dedicată cheltuielilor curente, iar administratorul are instrumentul necesar pentru a lucra eficient și organizat. Printr-o gestionare transparentă, fondul de rulment devine un mecanism sigur, predictibil și indispensabil pentru buna funcționare a oricărei asociații de proprietari.
Rolul fondului de rulment în funcționarea asociației
Fondul de rulment este baza financiară care susține activitatea de zi cu zi a asociației. Fără acest fond, administratorul nu poate acoperi rapid facturile furnizorilor și nici nu poate gestiona perioadele în care unii proprietari întârzie la plată. Există luni cu consum ridicat, regularizări neașteptate și situații în care furnizorii trimit facturi mai mari decât cele din perioadele precedente. În lipsa unei rezerve, asociația poate ajunge să acumuleze datorii.
Prin fondul de rulment, asociația poate menține o relație corectă cu furnizorii. Serviciile precum apa, electricitatea, salubritatea, gazele și întreținerea liftului sunt plătite la timp, iar riscul de penalități scade semnificativ. Administratorul poate efectua plăți rapide, fără a aștepta completarea sumelor lunare de la fiecare proprietar.
Fondul de rulment asigură și o stabilitate internă. Proprietarii nu resimt presiune financiară lună de lună, deoarece fondul este folosit doar pentru acoperirea temporară a cheltuielilor, urmând să fie reconstituit în contabilitatea asociației pe baza listelor de întreținere.
Principalele beneficii ale fondului de rulment:
- Asigură plata la timp a facturilor.
- Reduce riscul apariției penalităților.
- Susține funcționarea continuă a asociației.
- Oferă administratorului flexibilitate financiară.
- Menține relații stabile cu furnizorii.
În multe asociații, fondul de rulment este perceput ca o contribuție obligatorie. Totuși, valoarea sa trebuie stabilită prin hotărârea Adunării Generale, astfel încât suma totală să fie suficientă pentru buna funcționare a blocului. De regulă, este recomandat ca nivelul fondului să acopere cel puțin o lună de cheltuieli ale întregii asociații. În blocurile mari, unde numărul de apartamente și consumul sunt ridicate, fondul poate fi mai consistent.
Administratorul trebuie să gestioneze separat fondul de rulment față de fondul de reparații. Chiar dacă proprietarii le confundă uneori, cele două fonduri au scopuri complet diferite. Fondul de rulment acoperă cheltuielile curente. Fondul de reparații acoperă lucrările de investiție sau modernizare. Distincția trebuie explicată clar, pentru a evita neînțelegerile și tensiunile între locatari.
Cum se calculează fondul de rulment și cum se constituie în mod corect
Constituirea fondului de rulment pornește de la nevoile reale ale asociației. Administratorul și comitetul executiv analizează cheltuielile lunare și stabilesc suma minimă necesară pentru ca blocul să funcționeze fără întârzieri la plăți. Această sumă totală este împărțită între proprietari, cel mai des în funcție de cota indiviză. Metoda este considerată echitabilă, deoarece fiecare contribuie proporțional cu suprafața pe care o deține.
Asociația poate stabili și alte reguli interne, dacă sunt aprobate prin Adunarea Generală. De exemplu, fondul poate fi stabilit în sumă fixă pe apartament, atunci când proprietarii consideră că aceasta este cea mai simplă și clară metodă.
Procesul de constituire:
- Se aprobă suma totală necesară fondului.
- Se stabilesc criteriile de împărțire.
- Proprietarii achită suma stabilită fie integral, fie în tranșe.
- Administratorul trece sumele în registrele dedicate fondului.
În majoritatea cazurilor, fondul de rulment este returnat integral atunci când un proprietar vinde apartamentul. Banii nu se pierd, deoarece reprezintă doar o garanție pentru buna funcționare a blocului. În situația în care proprietarul are restanțe sau consumuri neachitate, asociația poate reține din fond sumele necesare pentru acoperirea acestora.
Pentru o gestionare corectă, administratorul trebuie să folosească fondul de rulment exclusiv pentru cheltuieli curente, cum ar fi:
- facturi la apă și canalizare;
- facturi la gaze sau energie electrică pentru spațiile comune;
- contracte de mentenanță lift;
- servicii de curățenie;
- colectare a gunoiului;
- alte plăți regulate aprobate în bugetul asociației.
Diferențele trebuie consemnate lunar, astfel încât fiecare proprietar să vadă clar când și pentru ce a fost folosit fondul. O evidență transparentă construiește încredere și elimină suspiciunile.
În multe cazuri, proprietarii întreabă când este necesară mărirea fondului de rulment. Răspunsul depinde de costurile furnizorilor. Dacă apar creșteri majore la utilități sau blocul intră într-un contract nou, cu tarife diferite, fondul trebuie ajustat. O asociație bine organizată revizuiește anual valoarea fondului, astfel încât să rămână adecvat nevoilor reale.
Folosirea fondului de rulment în practică și exemple concrete
Fondul de rulment intră în acțiune în momentele în care apare o cheltuială urgentă sau imprevizibilă. De multe ori, consumul de apă sau căldură poate fi mai mare decât cel estimat, iar facturile trebuie achitate imediat pentru a evita penalitățile. Fondul acoperă această diferență, iar sumele sunt recuperate ulterior prin listele de întreținere.
Un alt exemplu comun este intervenția tehnică ce nu suportă amânare. O țeavă spartă într-un spațiu comun, un defect la lift sau o problemă la instalația electrică a blocului necesită intervenții rapide. Fondul de rulment asigură plata echipei de intervenție, iar proprietarii nu trebuie să se mobilizeze urgent pentru a aduna bani.
Sunt situații în care fondul de rulment susține plățile în perioade cu restanțieri. Chiar dacă un număr redus de proprietari întârzie cu plata întreținerii, asociația trebuie să achite facturile integral. Fondul acoperă aceste decalaje până la recuperarea sumelor restante.
Elemente practice în folosirea fondului:
- Permite continuitatea serviciilor în bloc.
- Elimină întreruperile și presiunea financiară individuală.
- Asigură un tampon pentru consumurile oscilante.
- Oferă predictibilitate lunară în administrare.
Administratorul trebuie să prezinte regulat situația fondului în raportările către proprietari. Fiecare proprietar trebuie să știe soldul, modul de utilizare și eventualele ajustări necesare.
În unele asociații, fondul de rulment este suplimentat sezonier. Pe timp de iarnă, consumurile pot crește semnificativ, iar administratorul stabilește un fond temporar pentru a face față regularizărilor. Această practică este utilă în blocurile cu sistem centralizat de încălzire sau în cele unde costurile comune urcă în funcție de temperaturile exterioare.
O asociație care folosește corect fondul de rulment reduce riscurile financiare și crește confortul locatarilor. O gestionare atentă menține echilibrul economic al blocului, iar proprietarii simt că administrarea este organizată și responsabilă.
Fondul de rulment al asociației este o resursă esențială care asigură continuitatea serviciilor și stabilitatea financiară a blocului. Printr-o constituire corectă, o evidență clară și o folosire responsabilă, acest fond devine un instrument sigur și util pentru toți proprietarii.
O asociație care își administrează bine fondul de rulment funcționează fără sincope, evită penalități și poate gestiona rapid orice situație neprevăzută. Un fond echilibrat, adaptat la nevoile reale, contribuie la un climat de încredere și la o administrare eficientă, benefică pentru întreaga comunitate.
